Manajemen Perkantoran Dan Fungsinya Dalam Suatu Organisasi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latarbelakang Masalah
Pada setiap perkantor pasti mempunyai system manajemen untuk mengelola bahan keterangan,komunikasi dan ingatan organisasi.Dengan adanya system manajemen perkantoran segala sesuatunya lebih efisien dan dapat lebih jelas kapan dan dimana pekerjaan itu harus dilaksanakan,sehingga segala sesuatunya sudah terencana dengan baik.Banyak sekali fungsi manajemen dalam perkantoran,tidak bisa dalam suatu perkantoran itu tidak ada sistem manajemennya ataupun ada tetapi tidak berjalan dengan baik hal itu dapat mempengaruhi sistem kerja perkantoran,tidak hanya dalam segi jadwal kegiatan, sistematis perkantoranpun akan terbengkalai, untuk menjalankan manajemen di dalam perkantoran diperlukan kepemimpinan yang mampu membawa pekerjanya untuk menjalankan system tersebut agar dapat berjalan dengan baik.Oleh karena itu kantor yang baik adalah kantor yang mempunyai manajemen yang yang baik dan profesional.
1.2 Rumusan masalah
1. Apakah pengertian manajemen perkantoran?
2. Bagaimana system manajemen dan informasi?
 |
| manajemen perkantoran dan fungsinya dalam suatu organisasi |
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Manajemen Perkantoran
Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor “the office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis.
Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.
Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:
- Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)
- Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
- Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).
Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat.
Tidak hanya itu sebagian besar literature menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB(1969),bahwa keduanya sama,walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-halyang berhubungan dengan Negara,sedangkan namajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan. Sedangkan definisi manajemen perkantoran (Gie, 2000) menurut beberapa ahli antara lain adalah:
- WH Evans (1963): fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi , dan ingatan organisasi;
- Arthur Grager (1958): fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi;
- George Terry (1966): Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun Institute of Administrative Management (Anonymous, 2002) pada pertengahan tahun 1990-an mendefisikan manajemen perkantoran sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi, baik itu merencanakan maupun mengomunikasikannya guna mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi.
Selain klasifikasi menurut Quible juga terdapat klasifikasi menurut Odgers (2005) yang terdiri dari 4 teori, yaitu: manajemen klasik, manajemen perilaku, manajemen ilmiah, dan manajemen kualitas.
Baca Juga: Sistem Ekonomi Indonesia
1. Manajemen klasik
Pada awal abad 18 dan 19, dunia sedang mengalami Revolusi Industri yang menitikberatkan pada proses produksi dan bagaimana menciptakan organisasi industry yang modern.Manajemen klasik mempunyai 2 pandangan,yaitu: manajemen ilmiah dan manajemen kesatuan yang utuh.
- Manajemen Ilmiah
Pandangan ini didasarkan oleh adanya 2 masalah utama yang dihadapi organisasi, yaitu bagaimana meningkatkan output pekerja dan meningkatkan efisiensi pengelolaan organisasi.
- Manajemen Kasatuan yang Utuh
Dengan menggunakan pendekatan ini, manajer administrasi dituntut untuk menitikberatkan perhatiannya pada keseluruhan masalah yang terjadi di dalam organisasi.
Peneliti pertama yang menggunakan pendekatan ini adalah Henri Fayol. Dia adalah ahli geologi dan insinyur Prancis yang memperkenalkan beberapa fungsi manajemen, seperti perencanaan, pengorganisasian, pemberian tugas pengoordinasian, dan pengawasan. Penelitian kedua adalah Mary Follett. Dia adalah seorang filsuf politik dan pemecah masalah yang kreatif dalam memotivasi dan membentuk sebuah tim.
2. Manajemen Perilaku
Sebagaian besar peneliti menyadari bahwa manusia selain membutuhkan materi (uang), mereka juga mempunyai kebutuhan social, psiklogis, dan fisik yang lain. Ada dua pendekatan utama yang termasuk dalam aliran Manajemen perilaku, yaitu pendekatan hubungan manusia dan pendekatan perilaku ilmiah.
- Pendekatan Hubungan Manusia
Salah satu peneliti yang terkenal dalam pendekatan ini adalah Elton Mayo. Dia memimpin penelitian yang dilakukan pada tahun 1927 hingga 1932 yang mempelajari dampak lingkungan fisik (pencahayaan, pemanas udara, kelelahan, dan layout tempat) pekerjaan terhadap produktivitas pekerja di pabrik Howthorne Electric (lebih lanjut hal ini dikenal dengan penelitian Howthorne)
- Pendekatan perilaku ilmiah
Pada awalnya, teori perilaku hanya menjelaskan satu kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan akan penerimaan diri di lingkungan kerja. Namun lambat laun hal ini berubah menjadi daftar kebutuhan mulai dari kebutuhan fisik, social, emosional, hingga terhadap 15 daftar kebutuhan manusia.
3. Manajemen Ilmiah
Sebenarnya teori ini merupakan lanjutan dari manajemen ilmiah yang dipelopori oleh Taylor (1911). Selama ini kita mengenal Manajemen Ilmiah sebagai Metode Bisnis Kuantitatif, yang menggunakan dasar ilmu teknik dalam matematika untuk memecahkan masalah bisnis yang kompleks. Beberapa contoh yang dapat dikemukakan adalah:
- Sampel pekerjaan, dengan menggunakan sampel acak pekerjaan untuk menciptakan standar pekerjaan di sebuah organisasi atau perusahaan;
- Queuing theory, yang mempelajari pekerjaan administrasi yang dilakukan pegawai dengan menggunakan kerangka kerja perakitan (assembly line) layaknya di sebuah pabrik, misalnya prosedur yang harus dilakukan oleh seorang penduduk Indonesia untuk mendapatkan SIM di kantor polisi setempat.
- Forecasting, yang digunakan untuk memperkirakan anggaran yang akan dibutuhkan pada tahun depan.
- Penyeleksian, yang digunakan untuk menyeleksi pegawai baru yang paling tepat untuk mengisi posisi baru di organisasi ataupun bagaimana menyeleksi supplier perusahaan dengan menggunakan Data Envelopment Analysis (DEA) yang dikembangkan oleh Charnes dan Cooper (1978) serta Analytic Hierarchy Process (yang dikembangkan oleh saaty)
4. Manajemen Kualitas
Saat ini Total Quality Management (TQM) diterima secara luas dan mempunyai dampak yang sangat penting dalam manajemen administrasi perkantoran. TQM menekankan pada kinerja tim, memberdayakan pekerja, mengakui kaluasan organisasi dan menerima kritikan dalam melayani konsumen secara lebih baik.
Maskipun TQM diimplementasikan dalam berbagai pendekatan, namun ada 4 elemen pokok yang menyertainya:
- Focus pada kepuasan pelanggan;
- Pengembangan produk atau layanan yang saat ini dihasilkan organisasi;
- Kerja tim didasarkan pada kepercayaan dan kerja sama;
- Teknik pengukuran statistic didesain dan digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi produksi.
2.2 Manajemen Kantor dan Informasi
System Informasi Manajemen (SIM) Adalah system manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Dari definisi tersebut, dapat dicata adanya unsur-unsur penting dari SIM. Unsur- unsur penting tersebut adalah:
a. System manusia/ mesin
b. System terpadu
c. Pendukung operasi
Dewasa ini telah terjadi ledakan informasi, sebagai akibat adanya ledakan penduduk. Informasi, amat diperlukan bagi kegiatan operasi manajemen. Karena jumlah informasi banyak sekali, maka sebaiknya, kegiatan yang berkenaan dengan informasi ini sebagian dilakukan oleh manusia dan sebagian lagi dilakukan oleh mesin.
Dalam sebuah SIM mempergunakan alat bantu berupa komputer sehingga untuk melaksanakan SIM orang tersebut memiliki pengetahuan yang cukup mengenai komputer. Pada pengelolahan informasi biasanya menggunakan “ file “, masing- masing organisasi memiliki “file” tersendiri, kondisi ini menimbulkan efisiensi dalam pengolahan dan pengendaliannya. File yang “cerai berai” sering menimbulakan duplikasi maupun kesenjangan, hal inilah yang menimbulkan agar menggunakan system informasi terpadu sebab akan memudahkan adanya integrasi antara data dan pengolahannya.
2.3 Perkembangan Konsep System Informasi Manajemen
Sebenarnya sebelum orang menggunakan computer, sudah ada gagasan mengenai system informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan keputusan. Pengembangan ilmu pengetahuan, seperti akuntans manajemen, ilmu pengetahuan manajemen, teori- teori manajemen dan juga pengolahan komputer, memungkinkan pematangan konsep SIM.
Ilmu manajemen adalah penerapan metode ilmiah dan teknik- teknik analisa kuantitatif terhadap masalah manajemen. Pembentukan model untuk analisa manajemen biasanya dipakai rumusan matematika atau prosedur perhitungan yang umumnya membutuhkan alat bantu computer.
Dalam perkembangannya, teori- teori manajemen lebih menekankan pada segi- segi prilaku dan motivasi pada struktur keorganisasian serta system dalam organisasi. Perkembangan dalam teori- teori manajemen ini penting bagi perancang SIM, karena membantu dalam memahami peranan system manusia atau mesin serta bermanfaat untuk mengembangkan model- model keputusan.
2.4 Manfaat penggunaan Sistem Informasi manajemen
Seseorang yang memiliki tugas mengambil keputusan, tidaklah cukup kalau hanya menerima data mentah atau ikhtisar. Mereka memerlukan cara pengolahan data dan penyajian data sedemikian rupa, agar keputusan dapat diambil. Dengan kata lain, seseorang pengambil keputusan (manajer) memerlukan cara pengolahan data dalam bantuk model pengambilan keputusan. Semua ini akan terpadu dalam penggunaan SIM.
Beberapa pemakai SIM dan penggunaannya adalah:
- Petugas administrasi, untuk untuk mengerjakan transaksi, mengolah data dan menjawab pertanyaan.
- Manajer tingkat bawah, untuk mendapatkan data operasi, membutuhkan perencanaan, penyusunan jadwal, mengetahui situasi yang tak terkendali, dan mengambil keputusan.
- Staf ahli, untuk mendapatkan informasi bagi analisinya, membantu menganalisisnya, perencanaan dan pelaporan.
- Manajemen, untuk laporan tetap, permintaan informasi khusus, laporan khusus mengenali persoalan dan peluang, menganalisis pengambilan keputusan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa banyak sekali hal yang berhubungan dengan Manajemen kantor tersebut tetapi ada salah satu hal yang mana menjadi salah satu satu tombak yang dapat mempengaruhi dari hasil atau kinerja kegiatan kantor tersebut adalah Komunikasi kantor, yang didalamnya memuat penyampaian informasi dari seseorang/mesin kepada pihak lain yaitu unsur pengirim berita, informasi, sarana, isyarat, penerima.
3.2 Saran
Manajemen kantor merupakan seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan.
DAFTAR PUSTAKA
Sukoco, Badri Munis.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.Jakarta.Sejarah Ilmu Semesta
Husain,Anwar.2007.Teori Ekonomi.Jakarta.PT. Dunia Buku.