Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Administrasi Perkantoran Menurut Ahli

Berikut beberapa pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli diantaranya:

1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
2. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerjasama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. 
3. The Liang Gie (1999: 14) administrasi adalah “Segenap rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.”
4. Administrasi menurut Luther Gullick yaitu “Administrstion has to do with getting things done, with the accomplishment of defenid objectives.”Jadi menurut Gullick, administrasi berkenaan dengan penyelesaian haal apa yang hendak dikerjakan, dengan tercapainya tujuan-tujuan yang hendak ditetapkan.
5. Nawawi (1999: 1), administrasi adalah “Kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan.”
6. Siagian (2002: 2) administrasi adalah: “Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Konsep Administrasi

Administrasi adalah faktor yang paling penting bagi suatu organisasi ataupun perusahaan dalam penyelenggaraan kehidupan sehari-hari. Maju mundurnya suatu perusahaan, tergantung pada baik tidaknya system administrasi yang dilaksanakan. Apabila administrasi dalam organisasi tersebut dilakukan dengan baik, maka usaha untuk tercapai tujuannya akan berjalan dengan lancar sesuai dengan rencana kerja, serta menghabiskan waktu dan juga biaya yang banyak. 

administrasi perkantoran menurut para ahli

Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu disebut Administrasi. Sondang P. Siagian mengemukakan:“Keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujauan yang telah ditentukan sebelumnya” (Kencana, 2003:5) 

Berdasarkan Uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa Administrasi adalah proses kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Setelah mengetahui arti dari administrasi, maka dapat disimpulkan ciri-ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi:

1. Sekelompok orang; adalah kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang 
2. Kerja sama; adalah kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. 
3. Pembagian kerja; adalah kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas. 
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; adalah kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan. 
5. Tujuan; adalah sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.(Silalahi, 2009:10) 

Berdasarkan kutipan di atas, penulis menyimpulkan bahwa ciri pokok administrasi terdiri dari sekelompok orang. Administrasi tidak akan berjalan tanpa adanya sekelompok orang. Tidak hanya sekelompok orang saja yang dibutuhkan, namun kerja sama sangat dibutuhkan yang dilakukan dalam dua orang atau lebih. 

Ciri administrasi yang lain yaitu pembagian kerja dimana kegiatan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas. Sedangkan kegiatan yang runtut dalam suatu proses yaitu kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan. Ciri pokok dari administrasi yang lain yaitu tujuan, dimana sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama. 

Fungsi Administrasi 

Administrasi sebagai fungsi menunjukkan keseluruhan tindakan dari sekelompok orang dalam satu kerja sama sesuai dengan fungsi-fungsi tertentu hingga tercapai tujuan. Fungsi yang satu bergubungan dengan fungsi yang lain dalam satu rangkaian tahapan aktivitas. Menurut William H. Newman (1963) fungsi-fungsi yang dimaksud dianggap sebagai basic process of administration, yang terdiri dari: 

1. Fungsi menentukan apa yang akan dilakukan (planning)
2. Menggolong-golongkan kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu rangkaian hubungan (organizing)
3. Menyusun orang-orang yang tepat melakukan masing-masing jenis kegiatan (staffing)
4. Menggerakkan dan memberi instruksi agar kegiatan berlangsung (directing)
5. Tindakan mengusahakan agar hasil pelaksanaan relatif sesuai dengan yang diharapkan (controlling).(Silalahi, 2009:21) 

Berdasarkan uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa fungsi administrasi menentukan apa yang dilakukannya (planning), penggolongan yang dilakukan secara struktur (organizing), menyusun orang-orang untuk melakukan jenis-jenis kegiatan (staffing), menggerakan dan memberi instruksi agar kegiatan berlangsung (directing), serta meakukan pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dilaksanakan agar sesuai dengan yang diharapkan. 

Ruang Lingkup Administrasi 

Ruang lingkup administrasi dapat dibedakan dalam 2 golongan yaitu: 

1) Administrasi Negara (Public Administratio) yaitu kegiatankegiatan/ proses/usaha di bidang kenegaraan. Ruang lingkup administrasi negara menurut Handayaningrat terdiri dari:

1. Administrasi negara bertujuan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada masyarakat (public service) 
2. Administrasi negara dalam pencapaian tujuannya dilakukan berdasarkan ketentuan/peraturan perundang-undangan yang berlaku (legalistic approach) 
3. Administrasi negara dalam kegiatannya mengutamakan kebenaran sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan (birokrasi-bureaucracy). 
4. Administrasi Swasta/Niaga (Private/Business Administrasion) yaitu kegiatan-kegiatan /proses/usaha yang dilakukan di bidang usaha/niaga. Dalam bidang administrasi niaga dapat diartikan sebagai berikut: “Administrasi Niaga ialah kegiatan-kegiatan dari pada organisasi-organisasi niaga dalam usahanya mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan (profit making). (Handayaningrat, 1994:3-4)

Berdasarkan kutipan di atas, penulis menyimpulkan bahwa administrasi dibagi menjadi 2 golongan, yaitu Administrasi Keuangan Negara/Publik dan Administrasi Swasta/Niaga. Administrasi Negara adalah proses kegiatan yang berhubungan dengan urusan negara. Sedangkan Administrasi Niaga adalah proses kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan swasta yang bergerak di bidang usaha/niaga/bisnis. 

Pengertian Teknologi Perkantoran

Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. 

1. Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”. Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor. 
2. Sayuti (2013), teknologi perkantoran lebih banyak diarahkan kepada beberapa peralatan atau mesin-mesin yang digunakan dalam kegiatan perkantoran. Maka dari itu pengertian teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesinmesin kantor.
3. Wursanto (2004:88) Mesin kantor atau office machines adalah segenap peralatan kantor yang digunakan untuk meyelesaikan pekerjaan kantor baik berkerja secara mekanis, elektris,maupun elektronis. Lebih lanjut, Mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik, atau secara kimiawi (Gie,2000:229). 
4. Ahira (2013) Peralatan dan mesin perkantoran adalah peralatan teknologi sebagai penunjang kegiatan perkantoran yang mampu mengolah tugas-tugas kantor secara efisien, tepat dan cepat, seperti mencatat, mengirim, menggandakan ataupun menyatukan bahan-bahan keterangan yang dibutuhkan oleh masingmasing pihak atau perusahaan yang menjalin kerja sama, sehingga membuat usaha lancar. 

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa mesin-mesin kantor atau peralatan kantor merupakan alat yang digunakan dan berperan dalam memperlancar atau mempermudah pekerjaan perkantoran untuk hasil kerja yang lebih cepat dan lebih baik. 

Macam-macam Mesin Perkantoran 

Adapun macam-macam mesin perkantoran menurut Sedarmayanti (2005:173) dan Sayuti (2013:) mesin kantor dapat dibedakan atas:

1. Mesin yang dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu: 
1. Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia. 
2. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai. 
2. Mesin yang dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel. 
3. Mesin yang dilihat dari fungsinya dalam mencatat pekerjaan kantor. Misal: mesin tulis, mesin dikte, dan lain-lain. 
4. Mesin atau alat yang dilihat dari fungsinya dalam mengolah bahan keterangan, contoh: mesin jumlah, mesin hitung dan komputer. 
5. Mesin atau alat yang dilihat dari fungsinya dalam memperbanyak bahan keterangan pekerjaan kantor,misal: mesin stensil, mesin fotocopy, printer dan lain-lain. 
6. Mesin yang dilihat dari fungsinya untuk mengirim bahan keterangan, contoh: telepon, Facsimile, dan handphone. 
7. Mesin atau alat untuk pengaman, seperti: CCTV, pengaman data, mesin penyimpan uang dan lain-lain. 
8. Mesin atau alat untuk penyaman lingkungan kerja, seperti:
1. Kipas angin
2. Air Conditioner (AC)
3. Loudspeaker (Pengeras Suara)
4. Electronic Air Cleaner ( Penyaring udara elektronik)
5. Air Curtain ( tirai udara) 

Sedarmayanti (2005:173) menyatakan bahwa pada dasarnya mesin kantor yang penting atau sangat diperlukan oleh sekretaris dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas perkantoran antara lain adalah: 

1. Computer (komputer)
2. Typewriter (mesin tik)
3. Memorywriter (mesin tik elektronik)
4. Photocopy (mesin fotokopi) 
5. Telcopier (faksimile)
6. Shredder (mesin penghancur kertas)
7. Telepritner exchange (telex)
8. Mesin penjumlah, dan lain-lain 

Pertimbangan dalam Pengadaaan Mesin Kantor 

Sedarmayanti (2005:171) dan Yatimah (2013:303) menyatakan, ”Agar benar-benar bermanfaat, mesin-mesin kantor yang digunakan sekretaris itu harus memenuhi faktor-faktor berikut ini:

1. Mesin yang akan dipakai harus mesin yang benar-benar diperlukan
2. Jenis mesin hendaknya praktis
3. Dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
4. Mempercepat selesainya pekerjaan
5. Mutu mesin harus baik
6. Mesin dapat dipergunakan utnuk bermacam-macam pekerjaan
7. Pemeliharaannya mudah
8. Sesuai dengan kemampuan pegawai
9. Sesuai dengan pekerjaan
10. Tersedia ruangan yang memungkinkan 

Sayuti (2013:147) menambahkan bahwa secara umum pertimbangan atau dasar pemilihan dan pembelian mesin atau peralatan kantor itu adalah:

1. Frekuensi penggunaan (how often the machine wil be used) 
2. Modal dan Biaya
3. Kesederhanaan dalam penggunaan
4. Mutu reproduksi
5. Kemudahan dalam mempersiapkan kopi induk (master copy)
6. Kemudahan perawatan dan perbaikan
7. Ketersedian operator 

Dampak Positif Penggunaan Mesin Kantor 

Penggunaan atau pemakaian teknologi perkantoran (mesin-mesin kantor) dapat mempengaruhi serta memberikan dampak positif terhadap aktivitas-aktivitas perkantoran yang dilakukan. Sedarmayanti (2005:172) dan Yatimah (2013:304) menyimpulkan beberapa

keuntungan penggunaan mesin kantor adalah: 

1. Menghemat biaya.
2. Menghemat waktu dan tenaga.
3. Memudahkan pengendalian dan ketepatan.
4. Memudahkan pengawasan.
5. Menghasilkan pekerjaan yang lebih baik dan rapi.
6. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
7. Mengurangi rasa bosan dengan metode manual.
8. Mengurangi kelelahan pegawai. 

Lebih lanjut, Sayuti (2013:149) menambahkan bahwa ada tiga manfaat atau dampak positif dari penggunaan teknologi perkantoran yaitu:

1. Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu: 
1. Peningkatan mutu tenaga kerja
2. Peningkatan disiplin dan kegairahan dan kedisiplinan kerja
3. Penghasilan bagi tenaga kerja
4. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai 
2. Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu:
1. Mempercepat penyelesaian pekerjaan
2. Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan.
3. Memeperlancar pekerjaan
4. Mempermudah penyelesaian pekerjaan. 
3. Manfaat terhadap hasil kerja yaitu:
1. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
2. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
3. Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor.

Dampak Negatif Penggunaan Mesin Kantor

Selain memberikan manfaat atau dampak positif bagi aktivitas-aktivitas kerja di kantor. Teknologi perkantoran atau mesin-mesin perkantoran juga dapat memberikan dampak negatif, adapun dampak negatif dari penggunaan teknologi perkantoran menurut Sedarmayanti (2005:172) dan Yatimah (2013:304), yaitu:

1. Tingkat penyusutan dari beberapa mesin cukup tinggi 
2. memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan pemeliharaan untuk jenis tertentu 
3. sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu biaya untuk melatih mereka 
4. kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapat atau diterapkan 
5. sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin tertentu apabila terjadi kerusakan.

Baca : Makalah Administrasi Produksi

Author : Jaini Loen

Share this

Related Posts