Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi Kantor
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation).
Prinsip kegiatan komunikasi adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.
 |
| Komunikasi Perkantoran |
Prinsip dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.
Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam komunikasi perkantoran adalah:
- Apa pengertian komunikasi?
- Apa pengertian Komunikasi yang efektif ?
Tujuan Pembahasan
- Mengetahui Pengertian Komunikasi Perkantoran
- Mengetahui Ciri-ciri komunikasi yang efektif dalam perkantoran.
BAB II
PEMBAHASAN
Pengertian Komunikasi
Pengertian komunikasi menurut Bovee adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai pesan tersebut. Adapun Robbine mendefinisikannya sebagai proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.
Komunikasi adalah salah satu kunci penting dalam berorganisasi sehingga mencapai tujuan adalah tergantung terhadap kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain.
Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut:
- Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya.
- Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim.
- Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.
- Penerimaan mendapatkan pesan, agar komunukasi terjadi, penerimaan harus mendapatkan pesan, jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya.
- Penerimaan menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. Jika mereka telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
- Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Ika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).
Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi Kantor
- Fungsi kontrol, setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya, kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya, dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
- Fungsi Motivasi, fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan, senaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya.
- Fungsi Emosi, salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif, misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.
- Fungsi Informasi, fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada, individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan.
Dari keempat fungsi komunikasi di atas, tidak ada fungsi lain yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
Komunikasi yang efektif
Bentuk dasar komunikasi adalah komunikasi nonverbal yang merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa semua isyarat, gerak tubuh, ekspresi wajah, hubungan yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata, kata lain, aksi lebih penting dibandingkan kata-kata.
Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata-kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakan kata-kata tentunya dibutuhkan aturan-aturan dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang sesuia pada tempatnya. Setelah itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.
Komunikasi nonverbal berbeda dengan verbal, yaitu tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya. Yang kedua komunikasi nonverbal berlangsung spontan dan tanpa ungkapan, misalnya jika kita marah, maka alis kita akan segera tertarik keatas untuk menyediakan ruang bagi bola mata utnuk membelalak.
Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Dapat berupa memo, surat, e-mail, faksimilie, buletin, dan lain sebagainya yang ditransfer melalui tulisan atau simbol pada sebuah media. Menurut Robbins (2003). Jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapat diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti administrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunya arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu.
Asas komunikasi, agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.
Ciri-ciri Komunikasi yang Efektif
- Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.
- Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis.
- Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.
- Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi, dengan menggunkan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud.
- Membujuk dan menyediakan rekomendasai, biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh.
Tantangan Komunikasi Modern
- Perkembangan teknologi, internet, handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi.
- Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai, semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global.
- Organisasi yang berbasis tim, pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi.
Komunikasi dalam Organisasi
Baik organisasi besar ataupu kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu orgnisaasi, kita sednag memasuki rantai informasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing. Dalam kenyataanya, komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi, baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunikasi formal atau informal.
1. Komunikasi Internal
Merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi sebagai pegawai. Mengetahui keadaan dilapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun. Informasi inilah yang dibutuhkan sypervisor atau manajer kita
2. Komunikasi Eksternal
Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dar organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan. Misanya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka) melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.
BAB III
PENUTUP
1 Kesimpulan
Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan.
Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide, setelah itu pengirim menyandikan ide, pengirim mempunyai pesan, tahap selanjutnya penerima mengirim pesan, penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.
2 Saran
Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi informasi. Dari fungsi keempat tersebut, tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
DAFTAR PUSTAKA
Berger, L.A. 1994. Changen Management. Chicago:Irwin
Robbins, S. 1990. Organization Theory: Structure, Design, Application. NY: Prentice-Hall
Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.