Definisi, Fungsi, Tugas, dan asas manajemen administrasi perkantoran
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajemen administrasi perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia yang up to date. Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan dan pengawasan dari sebuha kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam segalanya.
 |
| apa yang dimaksud dengan manajemen administrasi perkantoran |
Dari Manajemen Perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam perusahaan, pengertian kantor, aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam makalah manajemen administrasi perkantoran kami ini adalah sebsagai berikut.
- Apa pengertian kantor ?
- Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?
- Apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran modern?
- Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip administrasi perkantoran modern?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Kantor
Perkantoran berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:
- Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
- Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
- Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
- Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:
- Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).
- Jabatan (tenure of official position).
- Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)
- Jasa pelayanan (service, kind help)
- Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties)
- Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).
Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi.
B. Manajemen Perkantoran
Manajemen administrasi perkantoran adalah bagian manajemen yang dapat memberikan informasi layanan bidang administrasi yang dibutuhkan guna melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi pengaruh terhadap kelancaran pada bidang lainnya.
Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.
The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:
- Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)
- William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).
- Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
- George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute.(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).
C. Perkantoran Modern
Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:
- Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
- Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
- Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
- Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
- Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”
Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri, terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).
Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban 250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)
D. Asas Manajemen Administrasi Perkantoran Modern
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative OfficeManagement, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.
Asas 1
Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
Asas 2
Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.
Asas 3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.
Asas 5
Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.
 |
| 01 Manajemen Perkantoran Modern |
1. Perencanaan
Untuk merencanakan secara benar, Anda harus tahu :
- Pekerjaan apa yang harus dikerjakan;
- Bagaimana pekerjaan dikerjakan;
- Kapan pekerjaan dikerjakan;
- Dimana pekerjaan dikerjakan;
- Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan.
2. Jadwal
Pekerjaan harus dijadwal.
Suatu jadwal menjadi efektif, harus di :
- Tentukan;
- Selaraskan dengan jadwaljadwal lain;
- Laksanakan, walaupun sulit;
- Mungkinkah diselesaikan;
- Pelihara secara baku.
3. Pelaksanaan
Pekerjaan harus dilaksanakan
- Secara terampil;
- Secara teliti;
- Secara cepat;
- Tanpa upaya yang tidak perlu;
- Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu.
4. Ukuran
Pekerjaan yang dilaksanakan harus diukur
- Sesuai dengan potensi Anda;
- Berdasarkan pada catatancatatan yang lalu, oleh organisasi lain;
- Berdasarkan kuantitas;
- Berdasarkan kualitas.
5. Imbalan
Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan
- Kondisi kerja yang baik;
- Kesehatan;
- Kebahagiaan;
- Pengembangan diri;
- Uang.
Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:
- Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka;
- Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
- Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
- Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
- Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
- Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir;
- Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
- Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:Tata penyelenggaraan;Pelaksanaan secara efesien;Pengendalian, pengawasan dan pengarahanPerencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
B. Saran
Penulis memberikan saran kepada pembaca dari pihak manapun agar dapat memberikan kontribusi yang baik dalam makalah kami ini dan dapat diikuti atau diamalkan dalan kesehariannya.
DAFTAR PUSTAKA
Akhyar A. 2010. Modul 1 Manajemen Perkantoran. Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Muhammadiyah Kendari.
Ismatullah Deddy dan Gatara Asep A. Sahid, Ilmu Negara Dalam multi Perspektif, Bandung: Pustaka Setia, 2006. hlm 56-66
C.S. George Jr. 1972. The History or Management Thought, ed. 2nd. Upper Saddle River, NJ. Prentice Hall. h.4
Wren, Daniel dan Arthur Bedeian. 2009. The Evolution of Management Thought
Smith, Adam. 1776. An Inquiry into the Nature and Causes of the Wealth of Nations.
Read More: Deskripsi Administrasi Perkantoran