Pengaruh Efektivitas Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Tata ruang kantor atau biasa disebut juga Layout adalah salah satu penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di Indonesia, banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala produktivitas besar, menengah dan kecil dengan sistem tata ruang yang sangat bervariasi, dimana masing-masing sistem saling berhubungan dalam menunjang proses kerja.
Tata ruang kantor adalah salah satu faktor yang memiliki pengaruh terhadap kinerja Pegawai. Keadaan tata ruang kantor dapat memberikan pengaruh terhadap penghamburan tenaga dan waktu para pegawai. Fungsi dari tata ruang kantor bukan hanya menempatkan perlengkapan dan peralatan pada suatu kantor, akan tetapi tata ruang kantor harus dapat digunakan untuk mengatur dan memudahkan pergerakan alur kerja pegawai dari satu ruang ke ruang lain. Suatu ruang kantor yang efektif dan efisien tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan hasil dari perencanaan yang tepat.
 |
| pengaruh tata ruang kantor terhadap kinerja pegawai |
Kondisi tata ruang kantor dapat memberikan pengaruh terhadap hasil kerja karyawan disuatu perusahaan yang nantinya akan memberikan dampak tersendiri pada perusahaan tersebut. Seperti letak tata ruang yang kurang tepat dan suasana lingkungan perkantoran yang kurang nyaman, ataupun prosedur kerja yang belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri, sehingga hal ini dapat membuat karyawan cepat lelah, rasa malas dan suntuk serta kurangnya konsentrasi terhadap pekerjaan, mengulur waktu, pemborosan biaya dalam penggunaan alat tulis kantor (ATK) serta rasa bosan yang terus menerus. Hal ini dapat menjadi suatu permasalahan yang sulit dihindari apabila perusahaan tidak segera mungkin merubah sistem dan menjadikannya lebih baik lagi.
1.2 Rumusan Masalah
- Apa pengertian tata ruang kantor?
- Apa itu definisi kinerja?
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Ada beberapa ahli yang mengutarakan pengertian Tata Ruang, diantaranya George R. Terry yang menyatakan sebagai berikut : “Office layout is the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost“ (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat juga dinyatakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan mudah, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi.
Istilah Tata Ruang Kantor sendiri berasal dari bahasa Inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata Ruang Kantor adalah pengaturan perabotan , mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefenisikan Tata Ruang Kantor diantaranya sebagai berikut:
- Lingkungan fisik atau Tata Ruang Kantor adalah suatu yang berada di sekitar pekerja yang meliputi cahaya, warna, udara, suara serta musik yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan. (Moekijat 1995:135)
- Menurut The Liang Gie (2000:220) lingkungan fisik merupakan segenap faktor fisik, yang bersama-sama merupakan suatu suasana fisik yang melingkupi suatu tempat kerja.
- Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata Ruang Kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200)
- Menurut Littlefield and Peterson menyatakan “Tata Ruang Kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia”(1956:117)
- Menurut Liang Gie, (2012:186), tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Bahkan ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau Tata Ruang tempat orang bekerja mempunyai pengaruh terhadap produktivitas dan sikap antara karyawan yang satu dan yang lainnya.
2.2 Tujuan Pengaturan Tata Ruang
Apabila dirinci maka manfaat tata ruang kantor antara lain adalah:
- Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
- Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
- Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
- Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
- Menciptakan kenyamaan bekerja bagi para pegawai.
- Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
- Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
- Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
- Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu waktu tertentu.
- Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari. (Komarudin, 1985:163)
2.3 Langkah-langkah Dalam Menyusun Tata Ruang
Sebelum dimulai membuat konsep menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain adalah; mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan kegiatan administrasi dengan satuan-satuan kerja lainnya.
Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan dengan segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat:
- Satuan pekerjaan yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.
- Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompokkan pada satu tempat.
- Satuan yang mengerjakan semua kegiatan administrasi, diupayakan ditempatkan di tengah-tengah (strategis).
- Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.
- Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lain-lain.
- Susunan letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan kertas warna-warni dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing.
- Menyusun denah konsep tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh:
- Penambahan atau pengurangan pegawai.
- Penambahan/penggantian perabot/alat kerja.
- Perubahan penyelasaian prosedur kerja.
- Perubahan atau pengurangan struktur organisasi.
- Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.
2.4 Prinsip-prinsip Tata Ruangan Kantor
Ada beberapa prinsip tata ruangan kantor, yaitu :
- Aliran pekerjaan yang sederhana yang membatasi mobilitas pegawai dan menghemat kertas seminimum mungkin.
- Ruang lantai harus bebas dari rintangan.
- Meja dapat dengan mudah dilihat oleh pimpinan.
- Perlengkapan kerja berada di dekat penggunanya.
- Jumlah jalan atau koridor yang memadai dan luasnya juga memadai.
- Pastikan semua meja mendapatkan penerangan yang cukup.
- Mesin bersuara gaduh harus dipisahkan dari ruangan.
- Tata ruang harus menyenangkan.
2.5 Definisi Kinerja
Perormance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi bersangkutan secara legal tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral maupun etika´. (Suryadi, 1999 : 2).
Berikut adalah pendapat para Ahli mengenai definisi kinerja, yaitu :
- Menurut John Whitmore (1997 : 104) “Kinerja adalah pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari seseorang, kinerja adalah suatu perbuatan, suatu prestasi, suatu pameran umum ketrampilan”
- Menurut Barry Cushway (2002 : 1998) “Kinerja adalah menilai bagaimana seseorang telah bekerja dibandingkan dengan target yang telah ditentukan”.
- Menurut Veizal Rivai ( 2004 : 309) mengemukakan kinerja adalah : “Merupakan perilaku yang nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan´.
- Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson Terjamahaan Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira (2001 : 78) menyatakan bahwa kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan´.
2.6 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai
Faktor-faktor yang berpengaruh langsung terhadap tingkat pencapaian kinerja pegawai dalam organisasi sebagai berikut :
- Teknologi yang meliputi peralatan kerja dan metode kerja yang digunakan untuk menghasilkan produk/jasa yang dihasilkan oleh organisasi, semakin berkualitas teknologiyang digunakan, maka akan semakin tinggi tingkat kinerja organisasi.
- Kualitas input atau material yang digunakan oleh organisasi.
- Kualitas lingkungan fisik yang meliputi keselamatan kerja, penataan ruang, dan kebersihan.
- Budaya organisasi sebagai pola tingkah laku dan pola kerja yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
- Kepemimpinan sebagi upaya untuk mengendalikan anggota organisasi agar bekerja sesuai dengan standar dan tujuan organisasi. ( Hesel, 2005 : 179)
2.7 Pengaruh Tata Ruang Kantor terhadap kinerja Pegawai
Lingkungan kantor dapat memberikan pengaruh yang besar terhadap kinerja pegawai. Lingkungan kerja merupakan suatu lingkungan dimana para karyawan tersebut melaksanakan tugas dan kewajibannya sehari-hari (Agus Ahyari, 1986 : 128). Lingkungan kerja dapat berupa lingkungan fisik maupun non fisik. Lingkungan Fisik perusahaan meliputi kedaaan penerangan, keadaan sirkulasi udara dan Tata Ruang. Sedangkan lingkungan non fisik meliputi suasana kerja, keamanan dan lain-lain. Dengan lingkungan kerja yang baik dapat membuat karyawan merasa nyaman dan betah dalam bekerja, sehingga mendorong karyawan bersemangat dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Begitu juga sebaliknya lingkungan kerja yang tidak layak dan tidak sesuai dapat mengganggu karyawan dalam bekerja.
Tata ruang kantor juga termasuk dalam lingkungan kerja. Tata ruang kantor yang baik mendukung suatu metode untuk membenahi dan menyusun alat-alat perkantoran dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk memberikan sarana bagi karyawan. Tata ruang kantor merupakan suatu segi yang paling dekat dengan pelaksanaan kerja karyawan sehari-hari. Dengan tata ruang yang baik akan membantu mekanisme / arus pekerjaan berjalann lancar, ketentraman, kesenangan dan kegairan kerja menjadi idaman setiap karyawan dan idaman itu bisa diperoleh jika penyusunan tata ruang kantor itu baik (Didi Wahyu sudirman, 1981 : 59).
Adanya lingkungan kerja yang nyaman, khususnya tata ruang kantor yang baik akan memberikan dorongan kepada karyawan untuk bekerja sungguh-sungguh sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan untuk lebih berprestasi terhadap pencapaian tujuan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
- Tata Ruang mempunyai pengaruh yang positif terhadap peningkatan kinerja karyawan.
- Perusahaan dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan.
- Kondisi lingkungan kerja yang baik dapat memberikan pengaruh positif terhadap psikologis karyawan sehingga karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dan berprestasi dalam melakukan pekerjaannya.
3.2 Saran
Pengaturan Tata Ruang kantor yang baik dapat mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja.
DAFTAR PUSTAKA
Diktat Kuliah Manajemen Perkantoran, Akademi Sekretaris BSI
Moekijat. 1997. Administrasi Perkantoran, Bandung; Mandar Maju.
Sudamaryati, Dra. 1992. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, Bandung : Ilham Jaya.
The Liang Gie.1981. Manajemen Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.
Tjandra, Sheddy N. dkk, 2008, Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK, Jakarta : Pusat Perbukuan Departemen Pendidikan Nasional.
Read More: Sistem Ekonomi Indonesia