Unsur, Pengertian Dan Prinsip Organisasi Kantor
 |
| Pengertian dan Prinsip-prinsip Organisasi Kantor |
Agar suatu organisasi berjalan dengan lancar dalam rangka pembentukan suatu organisasi yang baik atau dalam usaha organisasi perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip organisasi.Secara umum, organisasi mempunyai arti yaitu perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang yang bekerjasama secara terpimpin untuk mencapai tujuan yang sama.
Organisasi sebagai suatu sistem kerja sama mempunyai prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan. Prinsip-prinsip organisasi kantor adalah bahan-bahan bangunan dari pada organisasi. Makin banyak prinsip yang dipergunakan, akan makin kompleks sifat dari pada organisasi yang bersangkutan dan akan makin sukar administrasinya.
Pengertian dan Prinsip-prinsip Organisasi kantor ini mencakup susunan staf dan alokasi tugas serta tanggung jawab dalam berbagai kegiatan perkantoran. Organisasi kantor menjadi wadah bagi sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan kantor. Dalam proses mencapai berbagai tujuan kantor tersebut, ada beberapa prinsip organisasi kantor yang perlu untuk diketahui dan dipahami.
Organisasi sebagai suatu sistem kerja sama mempunyai prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan. Prinsip-prinsip organisasi kantor adalah bahan-bahan bangunan dari pada organisasi. Makin banyak prinsip yang dipergunakan, akan makin kompleks sifat dari pada organisasi yang bersangkutan dan akan makin sukar administrasinya.
Pengertian dan Prinsip-prinsip Organisasi kantor ini mencakup susunan staf dan alokasi tugas serta tanggung jawab dalam berbagai kegiatan perkantoran. Organisasi kantor menjadi wadah bagi sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan kantor. Dalam proses mencapai berbagai tujuan kantor tersebut, ada beberapa prinsip organisasi kantor yang perlu untuk diketahui dan dipahami.
Pengertian Organisasi Perkantoran
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “organon” atau dalam bahasa Latin “organium” yang berarti alat, bagian, anggota badan. Sementara beberapa ahli mengemukakan pengertian organisasi sebagai berikut:- The Liang Gie mengemukakan organisasi sebagai suatu sistem usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.
- Sondang P. Siagian organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam suatu ikatan hierarki yang selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan.
Prinsip Organisasi Kantor
J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunya Modern Office Management menyatakan ada 8 prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:1. Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap anggota organisasi. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
2. Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerjasama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu.
Lebih lanjut, menurut Lyndall F. Urwick di dalam bukunya “Notes on The Theory of Organization”, mengemukakan adanya 10 prinsip dalam organisasi, yaitu:
3. Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan.4. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas.5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan.8. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan manajer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.Lebih lanjut, menurut Lyndall F. Urwick di dalam bukunya “Notes on The Theory of Organization”, mengemukakan adanya 10 prinsip dalam organisasi, yaitu:
1. Principle of The Objective.
Setiap organisasi beserta staf dan bagian-bagiannya harus mempunyai maksud dan tujuan yang jelas, bila tidak maka organisasi itu tidak ada gunanya.
2. Principle of Specialization.
Kegiatan-kegiatan dari setiap orang warga organisasi sejauh mungkin harus dibatasi kepada satu fungsi saja.
3. Principle of Coordination.
Maksud dan tujuan pengorganisasian (organizing) adalah justru untuk memungkinkan adanya koordinasi, yakni kesatuan gerak dan upaya.
4. Principle of Authority.
Dalam tiap organisasi mesti ada pimpinan yang tertinggi. Dari pimpinan tertinggi itu harus ada garis kewenangan yang jelas dan tegas ke bawah, ke semua orang warga organisasi.
5. Principle of Responsibility.
Atasan bertanggung jawab secara mutlak atas semua perbuatan dari pada bawahannya di dalam rangka fungsi dan tugas orgasnisasi.
6. Principle of Definition.
Isi dari pada setiap jabatan (posisi) termasuk kewajiban-kewajiban, kewenangannya dan tanggung jawabnya serta tata hubungan dengan jabatan-jabatan (posisi-posisi) lainnya, mutlak harus dirumuskan dengan jelas dan tegas secara tertulis dan di umumkan (disampaikan) kepada semua pihak yang bersangkutan.
7. Principle of Corespondence.
Dalam tiap jabatan (posisi), kewenangan dan tanggung jawab harus cocok, memadai, setimpal dan sesuai.
8. Principle of Control.
Setiap orang tidak boleh membawahi (supervise) lebih dari 5 atau 6 orang bawahan yang tugas pekerjaannya berkaitan (inter-locks). Makin sempitspan of control-nya, akan semakin banyak tingkatan-tingkatannya (eselon-eselonnya, level-levelnya, peringkat-peringkatnya). Bila mana jumlah tingkatannya terlalu banyak, maka organisasinya akan menjadi lamban dan kaku. Jadi harus menjadi span yang cukup ringan secara vertikal dan horizontal.
9. Principle of Balance.
Berbagai unit organisasi yang ada satu sama lain harus saling selalu diseimbangkan.
10. Principle of Continuity.
Organisasi harus dibuat begitu dinamis sehingga dapat disesuaikan secara terus-menerus (tanpa menggoncangkan suasana) kepada perubahan-perubahan keadaan lingkungan dan tugas.
Unsur-unsur Organisasi
Setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, antara lain sebagai berikut:1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya.2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubungan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.4. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling mendasar adalah :
- Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.
- Harus ada orang-orang yang bekerja sama.
- Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.
- Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.
Read More: Komunikasi Perkantoran