Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

Artikel Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagipihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.
2. Dalam arti luas Administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

     Arti Administrasi Perkantoran secara umum adalah:

1. Administrasi artinya segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Kantor artinya wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
3. Administrasi perkantoran artinya rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengaturdan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Berikut Prinsip Administrasi Perkantoran 

a. Prinsip tujuan 

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap anggota organisasi. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya. 

b. Prinsip kesatuan fungsi 

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerjasama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. 

c. Prinsip hubungan individual 

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. 

d. Prinsip kesederhanaan 

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. 

e. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab 

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut

f. Prinsip laporan kepada atasan tunggal 

Tiap personal di kantor seharusnya mengetahui dengan jelas kepada siapa dia harus melapor, maka tiap petugas dalam organisasi harus menerima perintah dari/dan bertanggung jawab hanya dari/kepada satu orang atasan.

Unsur administrasi perkantoran

1. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

2.  Manajemen

Manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3.   Tata Hubungan

Tata hubungan adalah rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

4.  Kepegawaian

Kepegawaian adalah rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

5.   Keuangan

Keuangan adalah rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

6.   Perbekalan

Perbekalan adalah rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

7.   Tata Usaha

Tata usaha adalah rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

8.  Perwakilan

Perwakilan adalah rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

Fungsi administrasi dalam kantor:

a. Fungsi Rutin

Fungsi rutin adalah fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

b.  Fungsi Teknis

Fungsi teknis adalah fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

c.  Fungsi Analisis

Fungsi analisis adalah fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian barang.

     Tujuan Kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

Fungsi kantor:

1. Menerima Informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis. Selain menerima

informasi yang masuk, kantor pun berfungsi memperoleh informasi lebih lanjut yang

mungkin diminta oleh manajemen.

2. Merekam Informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai alat bukti. Selain itu, rekaman juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

3. Mengatur Informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya, laporan dari suatu kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara jelas dan dapat terbaca dengan baik. Laporan tersebut tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan informasi atau data yang telah diatur dengan sistematis di kantor.

4. Memberi Informasi

Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus/insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

5. Melindungi Aset/Harta

Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala bentuk informasi atau data yang diterima kantor merupakan aset atau harta yang dimiliki kantor tersebut.

Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya apabila hanya dibatasi pada menerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta,(informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar-benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

   Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatankegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC.

Sarana dan fasilitas kerja kantor:

• Lokasi kantor
• Gedung
• Peralatan
• Interior
• Mesin-mesin kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi:

Kantor: faktor keamanan, faktor lingkungan, dan faktor harga.

Gedung:

• Gedung menjamin keamanandan kesehatan karyawan.
• Gedung memiliki sasilitas yang memadai.
• Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan).

Peralatan:

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut.

1. Perabotan kantor (office furniture): memilih perabotan kantor seperti meja, kursi, rak, laci-laci, yang tepat guna yang sesuai dengan kebutuhan kantor dan dapat menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.
2. Perbekalan kantor (office supplies), memilih perbekalan kantor seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dan peralatan habis pakai lainnya yang berkualitas.

     Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor yang berkualitas.

Mesin-Mesin Kantor

     Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.

Ruang lingkup administrasi perkantoran:

Kegiatan kantor

Sarana dan fasilitas kerja perkantoran

     Menurut J. William Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orangorang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertaliandengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

ciri-ciri organisasi:

1. Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).
2. Dalam organisasi ada kerja sama.
3. Dalam organisasi ada tujuan bersama.

Prinsip organisasi:

1. Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum membuat suatu organisasi/badan, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan tujuan dari dibentuknya organisasi/badan tersebut. Tujuan ini harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.

2. Prinsip Pembagian Kerja

Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.

3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.

4. Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan.

5. Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan secara optimal.

6. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

7. Prinsip Koordinasi

Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.

Bentuk-bentuk organisasi:

1. Organisasi Garis/Lini

Pada bentuk organisasi garis/lini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan. Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi. Masing-masing pemimpin unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh terhadap bidang kerja unitnya. Semua karyawan pada unit tersebut menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit dan langsung mempertanggungjawabkannya kepada pimpinan unit.

2. Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus, tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.

2. Organisasi Fungsional

Pada bentuk organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan).

Kelebihan bentuk organisasi garis/lini, antara lain:

1. kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan,
2. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat,
3. rasa kesetiakawanan antarkaryawan lebih tinggi karena lebih saling kenal.

Kekurangan bentuk organisasi garis/lini, antara lain:

1. seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut,
2. biasanya pimpinan lebih cenderung bersifat otoriter,
3. karyawan lebih sulit untuk berkembang.

Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain:

1. pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas,
2. spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan,
3. spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya.

Kekurangan bentuk organisasi fungsional, antara lain:

1. Sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah terspesialisasi,
2. Para karyawan yang merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi,
3. Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain:

1. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli,
2. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas,
3. Lebih mudah untuk menerapkan ”The right man on the right place”.

Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain:

1. Kesetiakawanan antarkaryawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah
2. Karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal,
3. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi.

     Menurut George R. Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

Fungsi pekerjaan kantor:

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

     Pekerjaan kantor adalah pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Dengan perkataan lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/perusahaan dari mulai pucuk pimpinan tertinggi hingga tingkatan terendah.

     Pekerjaan kantor bersifat pelayanan maksudnya, yaitu pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan/tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dalam suatu perusahaan, pekerjaan kantor memang tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi pekerjaan kantor sangat membantu dan menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.

Jenis-jenis pekerjaan kantor:

1. Menghimpun

Pekerjaan menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan. Contohnya, mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

2. Mencatat

Pekerjaan mencatat merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim, dan disimpan. Contohnya,

membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media.

3. Mengolah

Pekerjaan mengolah merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contohnya, membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keuangan.

4. Menggandakan

Pekerjaan menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai

cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contohnya, memfotokopi surat, mencetak informasi dengan printer atau risograph.

5. Mengirim

Pekerjaan mengirim merupakan kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Contohnya, mengirim surat ke luar melalui pos, mendistribusikan informasi, mengirim surat melalui faksimile, dan mengirim informasi dengan e-mail.

6. Menyimpan

Pekerjaan menyimpan merupakan kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. Contohnya, menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer, dan menyusun buku di perpustakaan.

7. Melakukan komunikasi

Pekerjaan melakukan komunikasi merupakan kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contohnya, bertelepon, melakukan korespondensi, chatting, dan teleconference.

8. Menghitung

Pekerjaan menghitung merupakan kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contohnya, menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan, dan menghitung jumlah sarana dan prasarana.

Ciri-ciri pekerjaan kantor:

1. Bersifat pelayanan
2. Bersifat terbuka dan luas
3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Hasil dari jasa pekerjaan kantor:

     Surat, yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Surat merupakan produk atau hasil dari adanya kegiatan berkomunikasi,pengetikan, penggandaan,dan pengiriman.

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.

     Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

     Dokumen tertulis, antara lain tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.

Langkah-langkah membuat laporan:

1. Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan.
2. Mengumpulkan bahan, data, dan fakta.
3. Mengklasifikasi data.
4. Mengevaluasi dan mengolah data.
5. Membuat kerangka laporan.

Kerangka laporan terdiri dari:

1) Pendahuluan, berisi:

maksud dan tujuan dari laporan, masalah pokok yang dilaporkan, dan sistematika laporan.

2) Batang tubuh, berisi:

data dan fakta pelaksanaan kegiatan, kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan, masalah yang terjadi, dan pembahasan masalah.

3) Penutup, berisi:

kesimpulan, dan saran

4) Lampiran pendukung/portofolio.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir:

1. Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat.
2. Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas.
3. Laporan harus lengkap.
4. Laporan harus tegas dan konsisten.
5. Laporan harus langsung mengenai sasaran.
6. Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat.
7. Laporan sebaiknya disertai dengan saran-saran.
8. Laporan harus dibuat tepat waktu.

Keuntungan membuat formulir:

1. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas.
2. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan.
3. Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan.
4. Mengurangi kegiatan fotokopi.

Jenis-jenis laporan

a. Laporan berdasarkan waktu

1)  Laporan berkala/periodik

Laporan berkala, yaitu laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam  jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh: laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

2)    Laporan insidental

Laporan insidental, yaitu laporan yang dibuat apabila diperlukan.

b. Laporan berdasarkan bentuk

1)  Laporan berbentuk surat

Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: Laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah.

2)    Laporan berbentuk naskah

Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

3) Laporan berbentuk memo

Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern, dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c. Laporan berdasarkan penyampaian

1)  Laporan lisan

Laporan lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung.

2) Laporan tertulis

Laporan tertulis adalah laporan yang disampaikan secara tertulis. Misalnya surat, naskah, dan memo.

3)    Laporan visual

Laporan visual adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Misalnya disampaikan dengan menggunakan media presentasi (power point).

d. Laporan berdasarkan sifat

1)  Laporan biasa

Laporan biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga iika laporan terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan dampak yang negatif.

2) Laporan penting

Laporan penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e. Laporan berdasarkan isinya

1)  Laporan informatif

Laporan informatif adalah laporan yang hanya berisi informasi saja.

2)    Laporan rekomendasi

Laporan rekomendasi adalah laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.

3)    Laporan analisa

Laporan analisa adalah laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam.

4)    Laporan kelayakan

Laporan kelayakan adalah laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik.

5)    Laporan pertanggungjawaban

Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

Pekerjaan-pekerjaan kantor menurut George R. Terry:

Typing (mengetik)                        = 24,6%

Calculating (menghitung)             = 19,5%

Checking (memeriksa)                 = 12,3%

Filling (menyimpan)                      = 10,2%

Telephoning (menelepon)             =   8,8%

Duplicating (menggandakan)        =   6,4%

Mailing (persuratan)                      =   5,5%

Other (lain-lain)                             = 12,7%

Total                                                 100 %

Pengertian sarana dan prasarana perkantoran:

1. sarana adalah benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana adalah benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah.
2. Perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
3. Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor
4. Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
5. Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
6. Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
7. Layout/tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

5 contoh alat Perlengkapan kantor:

1. Perlengkapan kantor: kertas, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas (perforator), stapler.
2. Perabot kantor: meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, filing cabinet.
3. Mesin-mesin kantor (office machine):  komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik manual dan elektronik, mesin fotokopi.
4. Mesin komunikasi kantor: telepon, interkom, faksimile, dan telepon wireless.
5. Interior kantor: struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan.

Asas-asas tata ruang kantor:

a. Asas jarak terpendek

Tata ruang yang terbaik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan, penyusunan tempat kerja karyawan, dan penempatan alat-alat kerja menempuh

jarak sependek-pendeknya. Jarak terpendek dapat dicapai apabila karyawan atau

alat-alat kerja diletakkan berurutan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan.

b. Asas rangkaian kerja

Dalam menempatkan karyawan yang satu dengan yang lainnya harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan, ditempatkan dalam posisi terdekat, sehingga dalam menyelesaikan pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat. Sebaiknya karyawan selalu melangkah maju, tidak bergerak mundur atau menyilang dalam menyelesaikan pekerjaannya.

c. Asas penggunaan seluruh ruangan

Penggunaan seluruh ruangan harus dilakukan. Jangan dibiarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien.

d. Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Misalnya, peralatan yang terdapat di ruang rapat tentunya haruslah peralatan yang fungsinya membantu terselenggaranya kegiatan rapat dengan baik.

e. Asas perubahan susunan tempat kerja

Perubahan susunan tempat kerja sangat diperlukan, sehingga ruang kerja tidak monoton. Hal ini juga untuk menghindari kebosanan karyawan. Oleh karena itu, penataan ruang perlu memperhatikan susunan tempat kerja, agar ketika ada perubahan tata letak tempat kerja, mudah dilakukan.

f. Asas keamanan dan kepuasan karyawan

Tentu saja faktor keamanan, kenyamanan, dan kepuasan karyawan harus diperhatikan.

Ruangan yang nyaman dapat membuat karyawan betah berlama-lama di kantor,

sehingga mereka dapat bekerja lebih maksimal, dan tentu saja akhirnya produktivitas dapat dicapai jika para karyawan bekerja dengan penuh semangat dan bergairah.

Tujuan penyimpanan sarana dan prasarana kantor:

1. Agar barang tidak cepat rusak.
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang.
3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
4. Memudahkan dalam pengawasan.
5. Memudahkan dalam analisis barang.

     Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat untuk jangka waktu tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor:

1. sebagai bahan pertanggungjawaban,
2. sebagai pengendali persediaan,
3. memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang,
4. sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor:

1. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
2. Agar barang tidak mudah hilang.
3. Agar barang tidak kadaluarsa.
4. Agar barang tidak mudah susut.
5. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Macam-macam buku inventaris barang:

1. Buku induk barang inventaris
     Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
2. Buku golongan barang inventaris
     Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
3. Buku catatan barang noninventaris
      Buku catatan barang noninventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor:

1. agar peralatan tidak mudah hilang,
2. adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan,
3. memudahkan dalam pengecekan barang,
4. memudahkan dalam pengawasan,
5. memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor:

1. Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan.
2. Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu.
3. Sediakan alat pemadam kebakaran.
4. Jangan menyimpan bahan bakar.
5. Pasang pengumuman dilarang merokok.
6. Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (standard operating procedure).
7. Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak.
8. Perbaiki barang-barang yang rusak.
9. Simpan barang-barang dengan benar dan baik.
10. Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula.
11. Matikan listrik dan AC sebelum pulang kerja.

     Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

Tugas dan tanggung jawab personil kantor:

1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
2. Administrator atau bagian administrasi/tata usaha, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.
4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.
5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar.
6. Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

Pedoman dalam analisa jabatan:

   Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan/tenaga kerja yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon tenaga kerja yang ada.

Tujuan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang:

• Qualified dan profesional.
• Jujur dan disiplin.
• Inovatif dan bertanggung jawab.
• Cakap dengan penempatan yang tepat.
• Kreatif dan dinamis.
• Berdedikasi tinggi.
• Memenuhi syarat Undang-undang Perburuhan.
• Dapat bekerja sama.
• Dapat bekerja mandiri.
• Mudah berkembang.
• Mempunyai budaya dan perilaku malu.

     Seleksi administrasi perlu dilakukan agar memperoleh karyawan yang sesuai dengan yang diharapkan.

     Seleksi karyawan merupakan tahapan yang sangat penting yang harus dilakukan perusahaan agar mendapatkan karyawan yang qualified (berkualitas), sehingga pembinaan, pengembangan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

     Proses seleksi karyawan: penyaringan pelamar atau seleksi administratif, tes, wawancara awal, evaluasi latar belakang dan referensi, wawancara mendalam, test kesehatan/fisik, pengambilan keputusan.

     Persyaratan personil kantor meliputi persyaratan pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian.

     Seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mampu melakukan enam tugas pelayanan:

1. Menghimpun

     Menghimpun adalah pekerjaan mencari, mengusahakan dan menghimpun segala sesuatu, keterangan-keterangan yang berhubungan dengan perkerjaan kantor,sejak keterangan-keterangan tersebut belum ada, sudah ada tetapi berserakan (belum terhimpun), sampai keterangan-keterangan atau bahan tersebut terhimpun dan siap digunakan.

2. Mencatat

     Mencatat adalah pekerjaan yang membutuhkan peralatan tulis menulis, sehingga keterangan atau bahan-bahan yang diperlukan tersebut dapat terwujud, menjadi tulisan atau bahan yang siap saji yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3. Mengolah

     Mengolah adalah mengolah dan mengelola keterangan-keterangan atau bahan yang dibutuhkan dengan menggunakan peralatan tertentu, sehingga dapat dipergunakan dengan baik.

4. Menggandakan

     Menggandakan adalah pekerjaan memperbanyak bahan-bahan yang dibutuhkan dengan menggunakan peralatan tertentu, sehingga mencapai jumlah yang dibutuhkan.

5. Mengirim

     Mengirim adalah pekerjaan menyampaikan sesuatu bahan-bahan yang dibutuhkan dengan menggunakan perantara (kurir, pos, atau agen) dari satu pihak ke pihak lain.

6. Menyimpan

     Menyimpan adalah pekerjaan meletakkan suatu bahan/peralatan tertentu di suatu tempat tertentu yang relatif aman dari kehilangan atau kerusakan.

Kelebihan dan kekurangan internal rekrutment:

Keunggulan sumber internal:

• Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi.
• Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.
• Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.
• Waktu perekrutan relatif singkat.

Kelemahan sumber internal:

• Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan.
• Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.

contoh kegiatan penggandaan:

     Pekerjaan kantor bersifat terbuka dan luas, artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekali pun. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di kantor, mulai dari ruang pimpinan, ruang kerja karyawan, hingga ruang office boy, bahkan juga di luar kantor.

Perlengkapan kantor dalam bentuk buku:

• Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.
• Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
• Buku alamat relasi, yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya yang sering melakukan kerja sama.
• Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
• Buku agenda surat, yaitu buku untuk mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

 Macam-macam personil kantor:

1. Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi

     Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Manajer

     Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Staf atau Pembantu Ahli

     Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan kantor.

4. Worker atau pegawai/pekerja

     Worker atau pegawai/pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari.

kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor:

1. Simpan barang-barang dengan benar dan baik.
2. Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula.
3. Matikan listrik dan AC sebelum pulang kerja.
4. Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk.
5. Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja.

Komponen pelatihan dan pengembangan:

1. Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus terukur dan jelas.
2. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai.
3. Metode pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan.
4. Peserta pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
5. Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat.

Perbedaan mutasi biasa dan mutasi promosi:

1. Mutasi biasa adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan, Sedangkan mutasi promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang, dan tanggung jawab yang lebih besar.
2. Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun lebih rendah. Hal ini biasanya terjadi karena karyawan tersebut tidak mampu melaksanakan pekerjaannya.
3. Mutasi promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang, dan tanggung jawab yang lebih besar.

Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja:

1. Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang bersangkutan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan (misalnya:melakukan korupsi/tindak pidana penipuan).
2. Pemberhentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan perampingan/ pengurangan karyawan, karena perusahaan mengalami kerugian secara terus-menerus.
3. Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiatif sendiri.
4. Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun.
5. Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi.
6. Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani.
7. Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan.
8. Pemberhentian karena meninggal dunia.
9. Pemberhentian karena terkena wajib militer.
10. Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang.

Dasar penurunan jabatan seseorang:

1. Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman.
2. Membangkang, contohnya: karyawan menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan yang lama. Hal ini terjadi karena jabatan baru tidak cocok (misal: secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai).
3. Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah.
4. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, di mana supply (penawaran) melebihi demand (permintaan).
5. Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

Sumber  dari Penerbit Erlangga

Read More: PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN

Author : Jaini Loen

Share this

Related Posts