Administrasi Produksi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Administrasi produksi adalah salah satu jabatan pada perusahaan (industri) atau staff administrasi produksi yang lazim di sebut dengan admin. Tugas dan tanggung jawab bagian administrasi produksi adalah mengolah data dari bahan baku sampai barang jadi. Ilmu Administrasi adalah suatu ilmu pengetahuan yang masih muda usianya dibanding dengan ilmu lainnya. Nanti pada akhir abad ke-19, ilmu ini muncul ditengah-tengah ilmu pengetahuan lainnya yang telah ada. Meskipun pengetahuan ilmu Administrasi ini baru saja berkembang, namun jauh sebelumnya sudah ada persoalan Administrasi, yakni semenjak manusia hidup disamping manusia lainnya.
Seperti diketahui bahwa selama hidup seseorang lebih banyak berada dalam saling pengaruhnya dengan orang lain daripada hidup menyendiri. Pada dasarnya orang tidak mampu hidup sendiri. Hampir sebagian besar kebutuhannya hanya dapat terpenuhi apabila yang bersangkutan berhubungan dengan orang lain. Hal ini terutama sekali disebabkan karena orang menghadapi pembatasan-pembatasan dalam usaha mencapai kebutuhannya(Sutarto, 1979).
 |
| Administrasi Produksi |
Mengenai pembatasan-pembatasan yang dihadapi orang dalam usaha memenuhi kebutuhannya, Chester L. Barnard mengemukakan sebagai berikut :
Pembatasan-pembatasan pencapaian Tujuan adalah akibat 2 macam faktor, yaitu :
- Pembawaan biologis atau kemampuan seseorang.
- Faktor-faktor fisik lingkungan.
Sebagai contoh, ambillah kasus sederhana tentang sebuah batu yang terlalu besar untuk dipindahkan oleh seseorang. Ini dapat dinyatakan sebagai “batu terlalu besar bagi orang “ atau “ Orang terlalu kecil dibanding dengan batu “.
Dalam pernyataan pertama kami mengatakan bahwa pembatasan terletak pada fisik lingkungan dari orang, dalam pernyataan kedua kami menyatakan bahwa pembatasan terletak pada kekuatan biologis orang, tetapi jelas pembatasan ada dalam keseluruhan situasi (Sutarto,1979). Menurut Sutarto, keterbatasan seperti itu dapat dihilangkan apabila yang memindahkan batu lebih dari seseorang.
Demikian pula halnya kebutuhan seseorang yang besar dan berat, untuk dapat memenuhinya maka timbul keharusan pada orang itu bekerjasama dengan orang lain. Dengan demikian terjadilah usaha kerja sama.
Dari segenap proses penyelenggaraan usaha kerja sama manusia untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhannya atau tujuannya, telah umum dikenal dalam dunia ilmu pengetahuan dengan suatu istilah “ Administrasi “.
Sudah pasti bahwa usaha kerja sama manusia seperti yang telah dikemukakan diatas telah ada sejak zaman dahulu kala misalnya, kerja sama manusia membangun Taman tergantung di Babilonia, Piramid di Mesir, Tembok Raksasa di Cina, Candi Borobudur di Indonesia dan lain-lain.
Jadi Administrasi itu telah ada sejak adanya sekelompok manusia di bumi ini yang bekerja bersama-sama karena dorongan oleh faktor keinginan maupun faktor keharusan untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan-tujuannya.
Administrasi sebagai suatu ilmu, meskipun masih muda usianya, namun karena bersifat “aplied science” atau ilmu yang bersifat terapan dalam kehidupan sehari-hari, maka memungkinkan ilmu ini berkembang dengan cepat seirama dengan kemajuan zaman, kebudayaan dan teknologi. Tetapi, sekalipun ilmu Administrasi bersifat terapan yang dapat mempermudah kehidupan manusia, belum tentu dengan sendirinya dapat memenuhi harapan masyarakat bila mana ilmu ini tidak aktif dikembangkan dan di bina sepanjang masa sesuai tuntutan masyarakat.
B. Rumusan Masalah
- Apa Pengertian Administrasi dan manajemen?
- Bagaimana Proses/fungsi Administrasi dan manajemen?
C. Tujuan Penulisan
- Dapat mengetahui Administrasi dan manajemen
- Dapat mengetahui proses/fumgsi Administrasi dan manajemen.
BAB II
ADMINISTRASI PRODUKSI
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Ilmu Administrasi lahir karena dibutuhkan oleh masyarakat, dan lahirnya ilmu ini tidak dengan sendirinya tetapi melalui perjuangan yang cukup lama oleh para pencintanya. Selanjutnya agar ilmu ini dapat berkembang sepanjang masa dalam memenuhi kebutuhan masyarakat, maka ilmu ini memerlukan pembinaan dan pengembangan. Sudah pasti bahwa orang-orang yang menjadi pembina dan pengembang ilmu administrasi ini adalah orang-orang yang telah menspesialisasikan dirinya dalam bidang ilmu administrasi, berikut orang-orang yang membutuhkannya atau masyarakat pada umumnya.
Memang masih ada berbagai masalah yang dihadapi dalam mengembangkan dan membina ilmu administrasi ini, terutama di Indonesia, dimana ilmu administrasi belum lama dikenal baik pada perguruan tinggi maupun pada lembaga-lembaga pendidikan rendah, begitu pula dikalangan masyarakat umum.
Adapun masalah-masalah yang dihadapi dalam usaha pembinaan administrasi yang perlu mendapat pemecahan antara lain :
- Masih dijumpainya beraneka ragam arti administrasi dalam literatur, begitu pula penggunaannya dalam percakapan sehari-hari.
- Persamaan istilah dan persesuaian paham tentang isi yang terkandung dalam suatu istilah masih menjadi persoalan pula. Misalnya istilah “Administration” dan “Management” masih sering dikacaukan oleh sebagian penulis Amerika, kedua istilah ini disamakan artinya.
Adanya keanekaragaman istilah terjemahan untuk sesuatu istilah asing misalnya istilah “Management” di Indonesia menjadi :
- Kepemimpinan oleh Lembaga Administrasi Negara.
- Ketatalaksanaan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
- Manejemen oleh Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gajah Mada.
- Pembinaan oleh Departemen Hankam
- Kedudukan Ilmu Administrasi sebagai suatu ilmu yang berdiri sendiri dan tempatnya dalam ilmu pengetahuan serta cabang-cabang.
Disamping masalah-masalah tersebut diatas, maka salah satu faktor yang belum memungkinkan kelancaran perkembangan ilmu administrasi di tanah air kita ini, ialah masih kurangnya ahli dalam bidang ilmu ini yang sungguh-sungguh bersedia menjadi pengembang dan pembina ilmu ini.
Dewasa ini semakin terasa pentingnya peranan administrasi dalam usaha-usaha kerja sama manusia termasuk dalam usaha melancarkan pembangunan nasional.
Berbagai pengalaman dalam usaha-usaha pembangunan yang telah dilaksanakan dan tidak ditunjang dengan kemampuan administrasi yang baik, telah mengalami kegagalan-kegagalan dan kemacetan-kemacetan. Tidak terdapatnya kaitan antara perencanaan dan pelaksanaan pembangunan, disebabkan oleh lemahnya kemampuan administrasi yang dimiliki.
Pada dasarnya manusia dalam berusaha mencapai sesuatu tujuan selalu menghendaki hasil yang lebih besar, dengan pengorbanan yang lebih kecil atau murah. Hal yang demikian hanya bisa dicapai apabila manusai di dalam usahanya itu menerapkan asas efisiensi. Dengan kata lain ia harus mengadministrasi usahanya sebaik-baiknya agar usahanya itu memberikan hasil yang maksimal.
Betapa pentingnya administrasi dalam usaha kerja sama manusia ini, dapat dilihat dari beberapa pendapat dari para ahli di bawah ini :
- Charles A. Beard berkatakan bahwa “ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari Administrasi. Kelangsungan hidup pemerintah yang berdab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu sendiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat Administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern (Siagian,1977).
- Prof. Dr.Mr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya “Office Management” mengatakan bahwa, “Tidak ada didunia ini orang yang mencapai sukses besar jikalau dia hanya pandai bekerja sendirian, dia harus pandai bekerja sama dengan orang lain. Dengan kata lain dia harus pandai organisasi, management, dan tata usaha” ( Dinyatakan beliau bahwa organisasi, management, dan juga tata usaha adalah kandungan daripada Administrasi ). (Atmosudirdjo,1975).
- Dr.S.P. Siagian MPA. (1977) dalam bukunya “Filsafat Administrasi“ mengatakan pula bahwa “ Memang sesungguhnya abad sekarang ini adalah abad administrasi. Abad Administrasi karena keputusan dibidang politik, ekonomi, kebudayaan, militer dan lain-lain hanya akan ada artinya apabila keputusan tersebut terlaksana dengan efisien dan ekonomis”.
Apabila dianalisis pendapat ahli-ahli tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa usaha kerja sama apapun yang dilakukan oleh manusia mulai dari yang paling sederhana sampai pada usaha-usaha yang paling besar dan kompleks, baik usaha itu dilakukan oleh swasta maupun yang dilakukan oleh negara atau pemerintah seperti usaha-usaha dibidang pembangunan nasional, hanya dapat berhasil dengan sukses apabila ditunjang oleh kemampuan administrasi yang baik.
1. Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate berarti melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986) Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
2. Administrasi dalam Arti Sempit
Perlu dipahami bahwa istilah Administrasi di Indonesia masih sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda. Pada zaman penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda “Administratie” disalin kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administratie”.
Administrasi dalam Bahasa Belanda ini pada umumnya diartikan sebagai “Elke steiselmatige ordening en schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun onderling verband “. (Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain) (The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah administratie. Karena masih ada dua aspek lainnya yang merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil, gudang, dan sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa Indonesia sebagai pihak yang dijajah ialah pengertian administratie dari aspek tata usaha. (Atmosudirdjo,1986).
Jadi, pengertian Administratie yang dikenal luas di Indonesia ialah tata usaha. Oleh karena itu, sampai sekarang di Indonesia istilah “Administrasi” masih sering diartikan sebagai tata usaha atau pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan.
Pengertian Administrasi sebagai kegiatan tulis menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan itu , dijelaskan oleh Harris Muda Nasution dalam bukunya “ Kursus Pengetahuan Administrasi “, sebagai berikut :
- Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi. (The Liang Gie,1972).
- Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.
Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, maka dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Kegiatan-kegiatan yang demikian itu dalam bahasa Indonesia telah lazim dipergunakan istilah “ Tata Usaha “.
3. Administrasi dalam Arti Luas
Dua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun berbeda makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration” (Ing), sama-sama disalin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu “Administrasi”, maka istilah yang kemudian ini mempunyai dua pengertian yaitu :
- Administrasi dalam pengertian sama dengan pengertian administratie atau yang lebih dikenal dengan kegiatan tatausaha, dan
- Administrasi dalam pengertian sama dengan administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah jelas diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang akan di bahas pada bagian berikut.
Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih luas dari pada administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi, pengertian administrasi yang dimaksudkan di sini adalah pengertian yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha. Dalam hubungan ini, akan dikemukakan beberapa definisi dari kalangan ahli administrasi dan manajemen sebagai berikut :
- Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.
- William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha dari sekelompok individu menuju pencapaian Tujuan bersama.
- Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
- Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka sesungguhnya Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses yang :
- Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).
- Berlangsung dalam suatu bentuk kerja sama.
- Dimaksudkan untuk mencapai Tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang, kerja sam, tujuan tertentu. Ketiga faktor inilah yang lazim dikenal sebagai unsur mutlak dari pada Administrasi.
Administrasi adalah rangkaian kegiatan (proses) yang wujudnya: merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengendalikan, mengawasi, meyempurnakan dan kegiatan-kegiatan semacam itu. Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu yang disebut ”menata” atau “penataan”. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan. (The Liang Gie & Sutanto,1977).
Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang hendak dicapai dan sifat suatu kerja sama dapat bermacam-macam. Demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama dapat berbeda-beda pula. Selanjutnya usaha itu dapat pula berlangsung pada waktu dan tempat yang berlain-lainan. Tetapi pada setiap kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang pasti terdapat rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan kepada pencapaian tujuan. Rangkaian kegiatan penataan ini sebagai suatu kebulatan kini biasanya menjadi fungsi seseorang atau beberapa orang pejabat. Atau dengan perkataan lain Administrasi sebagai fungsi dijalankan oleh setiap orang yang berkedudukan sebagai pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama manusaia atau “Ketua Organisasi”. Yang dinamakan “Administrator”. Jadi Administrator adalah kepala yang tertinggi di dalam organisasi. Tetapi tidaklah berarti bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dilaksanakan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan dari Administrator tadi.
Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai.
Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh sebagai berikut :
Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi kegiatan seperti :
- Mengajarkan suatu mata kuliah
- Menguji mahasiswa
- Melakukan penelitian
- Melaukan pengabdian kepada masyarakat
- Membuat skripsi
- Mengarang Buku
Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan antara lain :
- Membuat rencana kerja tahunan.
- Membagi tugas antara pengajar.
- Menyusun kalender akademis.
- Menyusun jadwal perkuliahan.
- Mengatur ujian.
- Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan lain-lain.
- Menghimpun dan menyampaikan informasi dari pimpinan universitas kepada para pengajar.
- Mengurus kenaikan pangkat para pengajar.
- Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.
Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan subtantif, misalnya :
- Mencampurkan bahan-bahan yang diperlukan.
- Menjalankan mesin pengolahnya.
- Menambahkan warna yang diperlukan.
- Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran sampai barang itu benar-benar selesai.
Sedangkan proses penataan miasalnya :
- Perbuatan-perbuatan mengatur pemakain tenaga buruh.
- Mengurus keuangan pabrik itu.
- Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi.
Memperhatikan tanggapan-tanggapan masyarakat terhadap barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977).
B. PENGERTIAN MANAJEMEN
1. Arti Manajemen Secara Etimologis
Istilah manajemen yang bahasa Inggrisnya “management”berasal dari beberapa bahasa seperti:
- Bahasa Latin,yakni “managiere” yang artinya melakukan, melaksanakan, mengurus sesuatu (Tanthowi, 19830);
- Bahasa Italia, “maneggiare”artinya melatih kuda atau secara harfiah berarti mengendalikan = to handle (Silalahi, 1989);
- Bahasa Prancis, yaitu “manege” atau “manage” artinya tindakan membimbing, memimpin, mengemudikan, mengurus, memerintah dan kata manage juga berarti “tempat latihan kuda”, “penjinakan kuda” (Tanthowi, 1983, Atmosudirdjo, 1986) ;
- Bahasa Inggris sendiri istilah itu dikenal dengan “management” yang bentuk infinitifnya adalah “to manage” yang berarti menangani, mengendalikan, menguasai, mengurus, menyelesaikan sesuatu (Atmosudirdjo, 1986).
Apabila diperhatikan secara cermat kegiatan-kegiatan yang dikandung dari istilah asal usul manajemen tersebut diatas, yakni : melakukan, melaksanakan, mengurus, mengendalikan, membimbing, memimpin, mengemudikan, memerintah. melatih, menguasai, dan menyelesaiakan, ternyata mempunyai kesamaan dengan kegiatan-kegian yang dikandung oleh istilah “menata” atau “penataan”yang merupakan kegiatan administrrasi. Jadi, memang wajar kalau ada pandangan dari beberapa ahli yang menyamakan istilah administrasi dengan manajemen.
Definisi Manajemen
Berikut ini dikemukakan beberfapa definisi manajemen menurut para ahli dibidang ini.
- Frederick Winslow Taylor, sebagai bapak manajemen ilmiah memberi rumusan manajemen seperti ini: “Management, the art of management, is defined as knowing axactly what you whant to do and the seeing that they do it in the best and cheapest way ( Tanthowi. 1983).Artinya: Manajemen, seni dari manjemen diartikan sebagai kepandaian yang sungguh-sungguh tentang apa yang dikehendaki dari menyuruh orang mengerjakan sesuatu dan mengawasi mereka mengerjarkan sesuatu dengan sebaik-baiknya dan dengan cara yang paling murah.
- Menurut George R. Terry dalam bukunya: The Principle of management, mengatakan: “Management is a distinct procece consisting of planning, organizing,actuating, and controlling, utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives”( Manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan Tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya) (Handaya ningrat, 1982).
- Sheldon (dalam Tanthowi, 1983) dalam bukunya “The Philosophy of Management” memberikan rumusan manajemen seperti ini: “mangement proper is function in the indudusty conderned in the execution of policy : within the limits set up by administration and the employment of the organization for the particular objecks set before it” (Manajemen adalah fungsi dalam industri yang berhubungan dengan kebijaksanaan dalam batas-batas yang telah ditetapkan dalam administrasi dan penggunanaan organisasi untuk sasaran-sasaran tertentu sebagaimana ditetapkan sebelumnya).
- Siagian (1977) merumuskan manajemen sebagai “kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian Tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
- Manullang (1996) menegaskan bahwa “Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai Tujuan yang sudah ditetapkan.
Apabila dicermati semua pendapat di atas, maka dapat ditawarkan satu definisi manajemen yang lebih sederhana , yaitu: “Manajemen adalah suatu seni dan ilmu tentang cara mengatur, memimpin, dan mengendalikan semua sumber (resources) dalam rangka mencapai hasil atau Tujuan tertentu.
Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa disamping manajemen sebagai seni juga sebagai ilmu. Manajemen sebagai seni dapat diartikan sebagai suatu praktek. Memang, manajemen itu telah dipraktekkan pada pekerjaan-pekerjaan tertentu dalam berbagai macam organisasi baik di bidang pemerintahan mau pun dibidang swasta, jauh sebelum manajemen itu sendiri lahir sebagai suatu ilmu. Dalam hubungan ini, Drucker (1982) mengatakan telaah manajemen tidak lebih tua daripada manajemen itu sendiri – artinya, barusaja dimulai. Manajemen sebagai seni ditandai oleh pengalaman-pengalaman, dugaan ataupun kemampuan alamiah berupa skill atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam diri seseorang untuk mewujudkan hasil kerja tertentu.
Manajemen juda sebagi ilmu, meskipun demikian tidaklah sepenuhnya sebagai ilmu. Pekerjaan manajer dapat dianalisis dan diklasifikasi secara sistematis. Jadi, ada aspek ilmiah dalam manajemen dan ada cirri-ciri professional. Unsur-unsur manajemen dapat dianalisis, di organisasikan secara sistematis dan dapat dipelajari oleh siapa pun yang mempunyai kecerdasan normal.
Dari definisi yang ditawarkan terlihat adanya kegiatan seperti mengatur, memimpin,dan mengendalikan. Hal ini, memberikan indikasi bahwa kegiatan manajemen itu selalu didasarkan pada upaya-upaya yang teratur atau sistematis, rasional dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya. Ketiga kata itu pada hakekatnya mempunyai makna yang dapat mewakili fungsi-fungsi manajemen, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.
Sedang yang dimaksud dengan semua sumber (resources) dalam definisi itu adalah meliputi: tenaga kerja (man), sumber biaya (money), material atau bahan-bahan (materials), peralatan dan mesin (machine),cara kerja (method), pemasaran (market) atau pelayanan (service).
Dengan demikian manajemen itu merupakan rangkaian kegiatan atau proses kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai hasil atau tujuan dengan memanfaatkan sumber-sumber yang ada seperti tenaga kerja, biaya, bahan-bahan, peralatan, cara-cara kerja, pemasaran atau pelayanan dengan efisien dan efektif.
D. FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Telah diketahui bahwa pada dasamya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini para sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang dipergunakan.
Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi managerial” dan “Filsafat Administrasi” rimgsi-fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :
- Perencanaan (Planning)
- Pengorganisasian (Organizing)
- Pemberian Motivasi (Motivating)
- Pengawasan (Controling)
- Penilaian (Evaluating)
Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.
A. Perencanaan (Planning)
Planning dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.
Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia merupakan dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.
Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan. yaitu :
- What(Apa) d. How (Bagaimana)
- Where (Dimana) e. Who (Siapa)
- When (Kapan) f. Why (Mengapa)
Pertanyaan tersebut menjadi:
Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?
Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, tempat sumber tenaga kerja.
Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu.
Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.
Pertanyaan “siupa” berarti diketemukannya jawaban dalam rencana tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.
Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini ialah pertanyaan “mengapa”. Terpenting karena pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.
B. pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Definisi tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.
Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting apabila diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat tergantung atas kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke arah yang telah ditetapkan.
C. Penggerakan (Motivating)
Penggerakan ialah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikan rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.
“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instuksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
Pelaksanaan fungsi “Motivating” dalam organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut:
Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi.
Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan tersebut.
Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi.
Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.
Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.
Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal-maksimalnya.
D. Pengawasan (Controling)
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan.
Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.
Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya dalam usaha pencapaian tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak diperlukan karena manusia bersifat salah dan khilaf. Dus manusia dalam organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk diperhatikan karena para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa seorang pemimpin yang baik adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada bawahannya agar ia tidak mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang lain.
Jika seorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat kesalahan, maka bawahan tersebut tidak akan berkembang karena dalam setiap tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai prakarsa mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh terjadi.
Kendati demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan dapat bertindak punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan yang sama.
Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi , manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:
- Pengawasan langsung (direct control)
- Pengawasan tidak langsung (indirect control)
Yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi mengadendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan. Sementara pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat berbentuk tertulis dan lisan.
Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung ialah bahwa sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan, pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya. Akibatnya dia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan mengambil keputusan yang salah.
Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak langsung tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan itu.
E. Penilaian (evaluating)
Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah:
- Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.
- Penilaian bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas yang menjadi sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya, melalui penilaian harus diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai. Juga harus diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau penyelewengan-penyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi, harus diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul, juga harus diketemukan sebab-sebab mengapa penyimpangan-penyimpangan itu terjadi.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
- Administrasi mengandung makna pelayanan atau pun pengelolaan , Lembaga Administrasi Negara mengemukakan pentingnya administrasi dalam kehidupan bermasyarakat , berbangsa , dan bernegara .
- Administrasi produksi adalah salah satu jabatan pada perusahaan (industri) atau staff administrasi produksi yang lazim di sebut dengan admin.
- Organisasi mengandung pengertian suatu wadah yang didalam nya terdapat anggota-anggota yang merencanakan kerja untuk mencapai tujjuan.organisasi dalam suatu pemerintahan berperan sangat penting.
- Manajemen dan administrasi di kemukakan oleh beberapa orang adalah artinya sama, dan adapula yang mengemukakan berbeda .
DAFTAR PUSTAKA
http://bookandrain.blogspot.co.id/2014/12/makalah-ilmu-administrasi.html
Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan Bumi aksara Jakarta, 1995
Handoko, T Hani. Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1998
Kartono, Kartini. Pemimpin dan Kepemimpinan, Raja Grafindo Persada, Jakarta,2001
Robbin, Stephen P. Teori Organisasi, struktur, Desain dan Aplikasi, Archan, Jakarta,1995.
Siagian, Sondang P. Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta. 1997.