BAB I
PENDAHULUAN
Adanya tata usaha sangat diperlukan
di organisasi kantor. Karena Tata Usaha merupakan bagian yang penting di
organisasi kantor demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan kantor.
Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi pemimpin
perusahaan. Dengan informasi tersebut, peminpin perusahaan dalam
mempertimbangkan keputusannya akan lebih tepat. Karena tugas dari tata usaha
itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan, mengola, mengirim dan
menyimpan dokumen – dokumen yang dianggap penting bagi perusahaan. Serta salah
satu manfaat adanya tata usaha kantor adalah Kelancaran pekerjaan kantor dan
mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
Dalam makalah ini, akan dipaparkan
tentang masalah-masalah yang timbul dalam Tata Usaha Kantor. Oleh karena itu,
masalah pada makalah ini adalah :
- Apa yang dimaksud Tata Usaha
Kantor
- Apa Ciri Tata Usaha Kantor
- Apa manfaat dari tata Usaha
kantor
- Mengetahui pengertian Tata
Usaha Kantor
- Mengetahui Ciri dari Tata Usaha
Kantor
- Mengetahui Manfaat dengan
adanya Tata Usaha Kantor.
BAB II
PEMBAHASAN
Secara
Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola
informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
Ada beberapa pengertian tentang Tata
Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah
kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian
tentang Tata Usaha.
a. Ditinjau arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata”
dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian
sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha
ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu
maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan
yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia
Dijelaskan bahwa yang dimaksud
dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan
dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata
usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.
c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern
Memberikan pengertian bahwa tata
usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,
mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam
setiap usaha kerja.
d. Mentri keuangan Republik Indonesia Pasal 5 Ayat
Sub-bagian Tata Usaha mempunyai
tugas melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan penyusunan rencana
kerja dan laporan serta akuntabilitas kinerja.
e. Menurut George Terry
Tata Usaha Kantor meliputi
penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan
laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
f. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson
Tata Usaha Kantor berkenaan
pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian
warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan
dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan
urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar
perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan,
laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
Selanjutnya, dalam makalah ini tata
usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit
yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara
langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan
atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya. Dengan demikian,
tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran
yang terdiri dari hal-hal berikut :
Ø Korespondensi dan laporan,
Kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau
kemitraan kerja organisasi ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang
harus dilapokan kepada pimpinan.
Ø Tata hubungan
Yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan
dan pengiriman telepon serta facsimile dan surat
Ø Pencatatan dan perhitungan.
Kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data
statistik, dll.
Ø Kearsipan.
Hal ini penting dalam rangka
penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan
kegiatan organisasi.
2.2 Tata Usaha Menurut Intinya
Tata usaha menurut intinya adalah
tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud pada 6 pola
kegiatan:
1. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mendapatkan
berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi
tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang
telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas
tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.
2. Mencatat
Keterangan atau informasi yang telah
dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan
sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan
dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam
pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.
3. Mengolah
Kegiatan ini dimaksudkan untuk
menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.
4. Menggandakan
Keterangan/informasi yang telah
dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan)
dengan berbagai cara.
5. Mengirim
Kegiatan ini dilakukan untuk
menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak yangmemerlukan dengan
menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan
lain sebagainya.
6. Menyimpan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk
menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai
cara dan alat tertentu.
Dari keenam pola perbuatan tersebut
diatas terlihat bahwa yang menjadi sasaran adalah keterangan (intormasi). Dalam
perkembangannya keterangan itu bisa berciri visual dan berciri audial.
Keterangan visual dapat berbentuk tulisan atau gambaran dan berupa warkat
(record). Sedangkan keterangan audial bisa berbentuk rekaman dan fisiknya
berupa pita (tape). Bahkan kini sudah pada taraf penggambungan
keterangan visual dengan keterangan audial dalam wujud pita video yang
sekaligus bisa dibaca tulisannya dan dilihat gambarnya serta didengar
keterangannya. Namun dalam kenyataan saat ini pita video belumlah merupakan
perlengkapan yang umum disetiap kantor.
Akan tetapi tatausaha yang mencakup
6 pola perbuatan tersebut diatas, tidak merupakan suatu urutan waktu.
Masing-masing kegiatan tersebut bahkan dapat berlangsung sendiri-sendiri
ataupun dalam suatu rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Pada
kelanjutannya masing-masing pola kegiatan itu dapat meliputi berbagai
pelaksanaan kerja yang lebih terperinci.
Tatausaha terdapat dalam setiap
organisasi. Adanya pekerjaan tatausaha ini menentukan adanya suatu hubungan
kerja antara satuan-satuan organisasi balk dari atas kebawah atau sebaliknya
maupun secara horisontal atau menyilang. Dalam hal ini hubungan karena
ketatausahaan ini tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab melainkan
penyampaian keterangan-keterangan dalam rangaka memberikan pelayanan kepada
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan ini pada umumnya diwujudkan
dalam bentuk surat, formulir, salinan, tembusan, atau sesuatu macam warkat
lainnya.
Dengan mengerjakan 6 tugas pokok
ketatausahaan di atas maka tata usaha mempunyai peran penting dalam menyidiakan
informasi untuk melayani kebutuhan
organisasi. Peran tata usaha dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani,
menyediakan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.
2.3 Ciri Tata Usaha1. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Tata usaha terdapat dalam kantor dari pucuk pimpinan sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawah.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, atau kantor dari suatu badan usaha yang bersangkuntan.
Adapun
ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield dan Rachel,
yaitu:
1. Biasanya diperlukan lebih banyak
pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar diukur.
2. Corak berubah-ubah yang lebih besar
dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain.
3. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang
volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran-ukuran baku.
4. Ketidakteraturan mengenai arus kerja
dari banyak pekerjaan perkantoran
2.4 Manfaat adanya Tata Usahaü Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
ü Mengurangi keterlambatan atau hambatan
ü Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
2.5 Pekerjaan Kantor Yang Bersifat Ketata Usahaan
Yaitu pekerjaan kantor yang banyak
berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, misalnya:
Pengurusan atau pengangganan surat
(surat masuk dan keluar)
Ø Penyimpanan surat (kearsiapan)
Ø Pengetikan
Ø Pengurusan pegawai
Ø Pengurusan keuangan
Ø Pengurusan perlengkapan
Ø Penggandaan
Ø Pembuatan laporan
BAB III
PENUTUP
Tata Usaha adalah kegiatan untuk
mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga
keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan
informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan
oleh siapa saja yang membutuhkannya. Peran tata usaha di sebuah kantor
sangatlan penting demi kelancaran untuk mencapai tujuan dari kantor tersebut.
Tata Usaha juga melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan
menyediakan keterangan yang diperlukan kantor.
3.2 Saran
Dari sinilah kami menyimpulkan bahwa
Tata Usaha adalah bagian terpenting di sebuah kantor. Karena tanpa adanya tata
usaha, pekerjaan kantor akan tersumbat, pemimpin juga akan susan mendapat informasi
yang baru.
Daftar Pustaka
The Liang Gie. 2007. Administrasi
Perkantoran Modern, Edisi Keempat. Yogyakarta : Liberty.
Winardi, SE. 1990. Manajemen
Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju.